Términos y Condiciones del Servicio
Por favor lea atentamente estos Términos y Condiciones del Servicio (los "Términos" o el "Acuerdo") antes de acceder o utilizar el software de gestión empresarial VinApp (el "Servicio"). Al acceder, aceptar o utilizar el Servicio, usted (el "CLIENTE") acepta quedar legalmente vinculado por este Acuerdo. Si no está de acuerdo, no utilice el Servicio.
1. Aceptación y capacidad
Este Acuerdo constituye un acuerdo legal entre el CLIENTE y VINAPP S.A.S. (el "PROVEEDOR"). La aceptación puede realizarse mediante firma o aceptación electrónica y podrá registrarse electrónicamente; el CLIENTE podrá solicitar copia de dicho registro al correo que haya proporcionado. Solo podrán contratar el Servicio personas o entidades con capacidad legal. Quien acepte en nombre de una empresa declara tener autoridad para representarla y obliga a la entidad a lo aquí pactado, y declara haber leído, comprendido y aceptado el contenido total del Acuerdo y sus anexos.
2. Definiciones
- Plataforma / Servicio / Software: el conjunto de funcionalidades de gestión empresarial ofrecidas por el PROVEEDOR a través de sus plataformas en la nube "VINAPP".
- Cliente: persona natural o jurídica, identificada con un documento válido en Colombia, que paga por el uso del Servicio para operar una actividad económica.
- Pago / Precio / Plan: el monto recurrente acordado por el uso del Servicio, y cualquier otro cobro por funcionalidades adicionales o asesoría.
- Usuario Final: usuario individual autorizado para acceder al Servicio mediante credenciales personales.
- Licenciatarios / Aliados: compañías externas con acuerdos comerciales con el PROVEEDOR para ofrecer tecnología, productos o servicios complementarios, suministrar datos útiles o acceder a información en el marco del Servicio, respetando la confidencialidad y protección de datos.
- Socios de negocio: empresas aliadas que participan en comercialización, implementación, capacitación, soporte o mantenimiento del Servicio.
- Mantenimiento Planeado / No Planeado: intervenciones programadas, o acciones correctivas/de emergencia sin previo aviso, sobre la Plataforma.
- Datos Básicos del Cliente: información inicial de registro y del negocio (nombre, contacto, NIT, actividad económica, etc.).
- Datos Transaccionales del Cliente: información generada al operar el Software (contable, financiera, de facturación, inventario, nómina, y relaciones con terceros).
3. Descripción del Servicio
El Servicio es una plataforma de software como servicio (SaaS) para la gestión integral de restaurantes, bares y negocios gastronómicos. Sus funcionalidades incluyen, sin limitarse a: gestión de pedidos (mesa, para llevar, domicilio), inventario, control de caja, facturación electrónica, análisis e informes, gestión de clientes, fidelización, gestión de personal e integración con domiciliarios. El PROVEEDOR podrá modificar, suspender o interrumpir el Servicio, total o parcialmente, en cualquier momento.
4. Prerrequisitos técnicos
4.1. Conexión a Internet: se requiere banda ancha mínima de 20 Mbps para hasta 3 usuarios concurrentes. El PROVEEDOR no garantiza el rendimiento si no se cumple, especialmente en operaciones con POS.
4.2. Equipos: al menos 4 GB de RAM, Windows 11 o superior (en PC) y Google Chrome actualizado; ciertos periféricos (impresoras, lectores) pueden requerirse.
4.3. El PROVEEDOR no se responsabiliza por deficiencias causadas por infraestructura tecnológica inadecuada del CLIENTE o por fallas de redes o servicios de terceros.
4.4. Se recomienda contar con dos conexiones a internet de proveedores distintos para garantizar continuidad.
5. Niveles de Servicio
5.1. Disponibilidad: horarios críticos lunes a sábado 8:00 a.m.–10:00 p.m.; domingos y festivos 8:00 a.m.–9:00 p.m. Fuera de estos horarios podrán realizarse mantenimientos.
5.2. Mantenimiento Planeado: fuera de horarios críticos; el PROVEEDOR hará esfuerzos razonables por notificar con al menos 24 horas los mantenimientos extensos.
5.3. Mantenimiento No Planeado: podrá ejecutarse en cualquier momento para proteger la integridad y seguridad del Servicio, notificando al CLIENTE tan pronto sea posible.
6. Soporte y Capacitación
6.1. El PROVEEDOR pone a disposición documentación, videos y webinars gratuitos, sin costo adicional para clientes con suscripción activa.
6.2. Todos los planes incluyen soporte técnico con alcance diferenciado según el plan. El PROVEEDOR podrá limitar el soporte a un CLIENTE cuyas solicitudes excedan significativamente el promedio, recomendando material gratuito u ofreciendo capacitaciones/horas adicionales con costo.
6.3. Soporte telefónico y presencial: podrán ofrecerse de forma separada y facturarse aparte según el plan y la ciudad. En ciudades sin cobertura local, el CLIENTE asumirá desplazamiento y viáticos, previa cotización y aceptación.
7. Cuenta de Usuario
7.1. El CLIENTE se compromete a proporcionar información precisa y a mantener la seguridad de sus credenciales.
7.2. El CLIENTE es responsable de toda la actividad bajo su cuenta y debe notificar de inmediato cualquier uso no autorizado.
8. Pagos y Suscripciones
8.1. Tarifas: el uso está sujeto al pago del plan elegido; los planes y precios se detallan en https://info.vinapp.co/ o en el acuerdo de suscripción correspondiente. El PROVEEDOR podrá ofrecer promociones o precios especiales individuales.
8.2. Facturación y pago: el CLIENTE autoriza el cobro recurrente según su ciclo. El Servicio se cobra desde la fecha de suscripción, independientemente del uso.
8.3. Cambios de tarifas: el PROVEEDOR podrá modificar tarifas y planes; los cambios se comunicarán con anticipación razonable por correo o publicación en el sitio. La continuación del uso constituye aceptación.
8.4. Cancelación y reembolsos: el CLIENTE puede cancelar según los términos de su plan; la cancelación surte efecto al final del período en curso. Salvo indicación expresa del plan, no hay reembolsos por períodos no utilizados.
8.5. Mora: ante falta de pago, el PROVEEDOR otorgará un período de gracia de 3 días calendario; transcurrido este, podrá congelar el Servicio. La mora causa intereses a la tasa máxima legal (art. 884 C. Cio.) y el PROVEEDOR podrá iniciar cobro jurídico y reporte en centrales de riesgo.
8.6. Mérito ejecutivo: las Partes reconocen que este Acuerdo presta mérito ejecutivo.
9. Utilización, Manejo, Confidencialidad y Resguardo de los Datos
9.1. Información Confidencial: incluye los términos de este Acuerdo, la tecnología del PROVEEDOR, los procesos y diseños de la Plataforma, los incidentes entre las Partes y toda información identificada como confidencial. Cada Parte se obliga a mantener la confidencialidad de la información de la otra y a usarla solo dentro de este Acuerdo.
9.2. Datos Básicos: el CLIENTE autoriza al PROVEEDOR a tratar sus Datos Básicos para contactarlo y ofrecer servicios/productos propios o de Aliados, analizar el uso del Software, realizar analítica y demás fines de la Política de Privacidad.
9.3. Datos Transaccionales: el CLIENTE autoriza al PROVEEDOR a almacenarlos en servidores propios o de terceros, en Colombia o en el exterior (p. ej. EE. UU.), con estándares de seguridad de la industria; generar copias de seguridad; y realizar analítica. El acceso del PROVEEDOR a los Datos Transaccionales se limita a las actividades de este Acuerdo y a la solución de inconvenientes técnicos.
9.4. No alteración de datos. Bajo ninguna circunstancia, ni siquiera mediando solicitud expresa del CLIENTE, el PROVEEDOR alterará datos financieros, contables, laborales o fiscales del CLIENTE. El PROVEEDOR no tiene conocimiento ni responsabilidad sobre la forma en que el CLIENTE opere su negocio, contabilice sus transacciones o cumpla sus obligaciones fiscales, laborales o legales.
9.5. Transferencia a Aliados y sucesión. El CLIENTE acepta la transferencia de sus datos a terceros/Aliados especializados (infraestructura en la nube, analítica, fintech) o en el marco de una venta, escisión, joint venture o inversión que involucre los activos de software del Servicio, siempre que el receptor mantenga un grado de resguardo del mismo orden aquí estipulado.
9.6. Autorizaciones de terceros e indemnidad. El CLIENTE es responsable de obtener las autorizaciones que la ley exija para tratar datos de sus propios clientes, proveedores o empleados. El CLIENTE mantendrá indemne al PROVEEDOR de reclamos, multas o perjuicios derivados de no haber obtenido dichas autorizaciones (Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y normas aplicables).
9.7. Entrega a autoridades. Ante requerimiento de autoridad judicial o administrativa competente, el PROVEEDOR procurará informar al CLIENTE con la mayor anticipación posible y, cumplidos los plazos legales, dará cumplimiento a la orden.
9.8. Resguardo. Mientras el CLIENTE esté activo y al día, se conservarán sus Datos Transaccionales por 60 meses hacia atrás. Es responsabilidad del CLIENTE descargar datos anteriores. El PROVEEDOR podrá ofrecer almacenamiento histórico extendido como servicio adicional.
10. Propiedad Intelectual
10.1. El Servicio —incluyendo diseño, código fuente, bases de datos, gráficos, metodologías, conceptos, técnicas y logotipos— es propiedad exclusiva del PROVEEDOR y/o sus Licenciatarios, Aliados o Socios de Negocio, y está protegido por las leyes de propiedad intelectual. Este Acuerdo no concede al CLIENTE ningún derecho de propiedad sobre el Servicio.
10.2. El CLIENTE no podrá, ni autorizará a terceros: (i) transferir, vender, arrendar, sindicar o usar el Servicio para fines no autorizados; (ii) modificar, descompilar, realizar ingeniería inversa u obtener el código fuente; (iii) eliminar o alterar los avisos de propiedad del PROVEEDOR.
10.3. Contenido del CLIENTE. El CLIENTE conserva la propiedad de su Contenido y de la información de su negocio y de sus clientes; el PROVEEDOR no es propietario de los Datos del CLIENTE. El CLIENTE otorga al PROVEEDOR una licencia limitada, no exclusiva y revocable para usar dicho Contenido únicamente en la medida necesaria para prestar el Servicio, generar copias de seguridad y producir analítica agregada y anonimizada. El PROVEEDOR no usará el Contenido del CLIENTE para promoción sin su consentimiento explícito.
11. Facturación electrónica y responsabilidad tributaria del CLIENTE
El PROVEEDOR provee la funcionalidad de facturación electrónica como parte del Software, conforme a los estándares técnicos definidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). El CLIENTE es el obligado a facturar y el emisor de sus documentos electrónicos; la parametrización, el uso y el cumplimiento de sus obligaciones tributarias son de su exclusiva responsabilidad.
El PROVEEDOR actúa como proveedor de un desarrollo informático (software/servicio) y no tiene inherencia ni responsabilidad sobre las decisiones de facturación o tributarias del CLIENTE. El hecho de que el PROVEEDOR provea la Plataforma o servicios de implementación no lo hace responsable de verificar la veracidad o exactitud de la información ingresada por el CLIENTE, ni de las multas o sanciones en que el CLIENTE incurra.
12. Causales de suspensión o cancelación
12.1. Por el CLIENTE: podrá cancelar en cualquier momento con el preaviso pactado, salvo permanencia mínima negociada; deberá pagar los valores adeudados a la fecha de corte más próxima.
12.2. Por el PROVEEDOR (mora): si el CLIENTE permanece en mora más de 30 días calendario, el PROVEEDOR podrá cancelar el Servicio. El CLIENTE tendrá 30 días para extraer copia de su información; transcurrido ese lapso, el PROVEEDOR podrá eliminarla. Este procedimiento es aceptado expresamente por el CLIENTE.
12.3. Cancelación unilateral: el PROVEEDOR podrá cancelar de forma unilateral, sin causa y sin penalidad, manteniendo la operatividad por 30 días y la información por 60 días adicionales para migración; reembolsará los períodos pagados no utilizados.
12.4. Cancelación inmediata: proceden, entre otras: exceder los límites del plan (usuarios, facturas, documentos electrónicos, establecimientos, empleados en nómina); sospecha razonable de atentar contra la seguridad del sistema o de uso indebido de la propiedad intelectual; la incorporación del CLIENTE o sus socios en listas OFAC / "lista Clinton" u otras listas de chequeo; y un fallo judicial o fiscal contra el CLIENTE que implique consecuencias penales en Colombia.
13. Exclusión de garantías
El Servicio se provee "tal como está" y "según disponibilidad", sin garantía de ningún tipo, expresa o implícita, incluidas las de comerciabilidad, idoneidad para un fin particular o no infracción. El PROVEEDOR no garantiza ausencia de errores ni disponibilidad ininterrumpida, y hará sus mejores esfuerzos por mantener el Servicio estable y actualizado respecto de la legislación aplicable, reconociendo el CLIENTE que los cambios normativos pueden generar períodos de cobertura parcial.
14. Limitación de responsabilidad
14.1. En la medida permitida por la ley, el PROVEEDOR no será responsable por daños indirectos, incidentales, especiales, consecuenciales o punitivos (incluidos lucro cesante, pérdida de datos, beneficios, ventas o ingresos, o multas de autoridades), bajo ninguna teoría de responsabilidad.
14.2. La responsabilidad total del PROVEEDOR por cualquier reclamación derivada de este Acuerdo o del Servicio no superará el monto neto de las tarifas recibidas y conservadas por el PROVEEDOR durante los seis (6) meses inmediatamente anteriores al evento que dé origen a la responsabilidad.
14.3. Obligaciones tributarias y laborales del CLIENTE. El CLIENTE es el único responsable de sus impuestos (IVA, ICA, consumo, Régimen Simple, aduanas, timbre, entre otros) y de todas sus obligaciones laborales y de seguridad social (nómina, parafiscales, retención en la fuente), monitoreadas por la DIAN, la UGPP y demás autoridades. El CLIENTE libera expresamente al PROVEEDOR de toda responsabilidad derivada de pleitos, demandas, multas o litigios civiles, fiscales, laborales o de cualquier índole dirigidos contra el CLIENTE por el manejo que éste haya dado al Software o al cumplimiento de sus obligaciones.
14.4. Fuerza mayor: ninguna Parte será responsable por incumplimientos debidos a eventos fuera de su control razonable (actos de autoridad, guerra, terrorismo, pandemias, desastres naturales, etc.); si el evento persiste más de 90 días consecutivos, cualquiera de las Partes podrá terminar el Acuerdo.
15. Seguridad e incidentes informáticos
El CLIENTE reconoce que, aun bajo estándares profesionales, la Plataforma puede sufrir ataques o indisponibilidad. El PROVEEDOR no será responsable por información perdida o dañada por ataques de terceros o por información en tránsito por redes fuera de su control; no obstante, encriptará la información en tránsito por redes públicas, mantendrá copias redundantes y desplegará sus mejores esfuerzos para controlar y reparar cualquier incidente.
16. Privacidad
El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Privacidad de VinApp, disponible en info.vinapp.co/politicas, que hace parte integral de este Acuerdo. Al usar el Servicio, el CLIENTE la acepta.
17. Resolución de diferencias
Ante cualquier reclamación, las Partes procurarán primero resolverla de forma directa entre sus representantes legales. De no lograrse, la controversia se resolverá mediante arbitraje de derecho ante el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Valledupar, conforme a su reglamento, por un panel de tres árbitros, en idioma castellano; el laudo será inapelable. Para la intervención de jueces ordinarios exclusivamente en el marco del arbitraje, las Partes se someten a los tribunales de Valledupar, Colombia.
18. Modificaciones a los Términos
El PROVEEDOR podrá modificar este Acuerdo en cualquier momento, publicando la versión actualizada en su sitio web o notificando por otros medios (p. ej. correo). El uso continuado del Servicio tras la publicación o notificación constituye aceptación. Se recomienda al CLIENTE consultar periódicamente la versión vigente. Cada renovación queda sujeta a la versión vigente del Acuerdo.
19. Disposiciones generales
19.1. Acuerdo completo: este Acuerdo constituye la totalidad del acuerdo entre las Partes respecto del Servicio y reemplaza acuerdos anteriores. Prevalece sobre cualquier orden de compra, cotización o material externo relacionado con su objeto.
19.2. Cesión: el CLIENTE no podrá ceder sus derechos sin consentimiento escrito del PROVEEDOR; el PROVEEDOR podrá cederlos.
19.3. Divisibilidad: la invalidez de una cláusula no afecta la validez de las demás.
19.4. Renuncia: la no exigencia de un derecho no constituye renuncia al mismo.
19.5. Ley aplicable: este Acuerdo se rige por las leyes de la República de Colombia.
19.6. Firma electrónica: las Partes reconocen que la firma o aceptación electrónica es confiable y vinculante, con la misma validez que la firma manuscrita.
20. Contacto
VINAPP S.A.S. · NIT 901.504.327-5 · Carrera 12 #7B-57, Barrio San Carlos, Valledupar, Cesar, Colombia · Correo: legal@vinapp.co · Web: info.vinapp.co